Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Weboa – Webdesign & Marketing
Abdulhamit Özdemir
Planckstraße 9
71665 Vaihingen an der Enz, Deutschland
E-Mail: info@weboa.de
Telefon: +49 173 905 3339
USt-IdNr: DE459371712

Klientrix ist ein Produkt von Weboa.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Webseite klientrix.de (Marketing-Seite) und die Web-Anwendung app.klientrix.de (SaaS-Plattform). Beide werden auf identischer Infrastruktur in Deutschland betrieben.

3. Server-Logs & Hosting

Beim Aufruf der Seiten werden technisch notwendige Server-Logs erfasst: IP-Adresse, User-Agent, Referrer, Datum und Uhrzeit, abgerufene URL. Diese Daten dienen ausschließlich der Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an stabilem Betrieb). Die Logs werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

4. Cookies

Auf der Marketing-Seite (klientrix.de) werden keine Cookies gesetzt. In der App (app.klientrix.de) werden ausschließlich technisch notwendige Cookies verwendet — ein Session-Cookie zur Authentifizierung sowie ein Workspace-Cookie zur Zuweisung des aktiven Arbeitsbereichs. Beide Cookies sind HttpOnly und SameSite=Lax, werden nicht an Dritte weitergegeben und 30 Tage nach dem letzten Besuch invalidiert.

Unterschreibt jemand einen Vertrag über seinen persönlichen Link, setzen wir nach Bestätigung des E-Mail-Codes zusätzlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie (HttpOnly, SameSite=Lax). Es läuft nach 30 Minuten ab und wird nach der Unterschrift gelöscht.

5. Konto-Daten

Bei der Registrierung erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, Workspace-Name und ein gewähltes Passwort (gespeichert als bcrypt-Hash, nicht im Klartext). Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Sub-Prozessoren

Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter mit eigenem AVV nach Art. 28 DSGVO ein:

Anbieter	Zweck	Standort
Hetzner Online GmbH Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen	Server-Hosting, Datenbank, Backup-Storage	Deutschland (Falkenstein)
Resend (Anti-Capitalist Software Ltd.) 2261 Market Street #5039, San Francisco	Versand transaktionaler System-Mails (Verify, Password-Reset). EU-Region aktiv — Daten werden ausschließlich in der EU verarbeitet.	EU (Irland)
Anthropic PBC (optional) 548 Market Street, San Francisco	KI-gestützte Notiz-Zusammenfassung — nur wenn explizit aktiviert. Keine Trainingsdaten-Nutzung (Zero-Retention).	USA (mit SCCs)
Stripe Payments Europe Ltd. 1 Grand Canal Street Lower, Dublin	Zahlungsabwicklung für das Klientrix-Abo (Zahlungsdaten, Rechnungen, Steuerberechnung).	EU (Irland)
Google Ireland Ltd. (optional) Gordon House, Dublin	Anmelden mit Google, Google Kalender und Gmail-Versand via OAuth — nur bei aktiver Verbindung (siehe Abschnitt 7).	In deinem Google-Konto, Speicherort nach dessen Einstellungen (Vertragspartner in der EU, Irland)
Microsoft Ireland Operations Ltd. (optional) One Microsoft Place, Leopardstown, Dublin 18	Versand über dein Outlook- bzw. Microsoft-365-Postfach und Outlook-Kalender via OAuth — nur bei aktiver Verbindung (siehe Abschnitt 8).	In deinem Microsoft-Konto, Speicherort nach dessen Einstellungen bzw. der Region deines Microsoft-365-Mandanten (Vertragspartner in der EU, Irland)
Zoom Communications, Inc. (optional) 55 Almaden Boulevard, San José, USA	Anlegen von Zoom-Meetings für deine Termine via OAuth — nur bei aktiver Verbindung (siehe Abschnitt 9).	In deinem Zoom-Konto; USA (EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln)
Plausible Insights OÜ Tartu, Estonia	Cookie- und PII-freie Reichweitenmessung der Marketing-Seite. Keine personenbezogenen Daten.	EU (Estland)

Mit allen Sub-Prozessoren bestehen Auftragsverarbeitungsverträge. Anbieter mit Sitz außerhalb der EU werden auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) eingebunden.

Google, Microsoft und Zoom bindest du selbst an: Die Daten liegen dann in deinem eigenen Konto beim jeweiligen Anbieter und unterliegen dessen Bedingungen. Klientrix überträgt nur, was für die in den Abschnitten 7 bis 9 beschriebenen Funktionen nötig ist, und nur solange die Verbindung besteht.

7. Google-Dienste (Anmeldung, Kalender, Gmail-Versand)

Klientrix bietet drei Anbindungen an Google. Jede ist freiwillig, wird nur aktiv, wenn du sie selbst verbindest, und lässt sich jederzeit wieder trennen.

Anmelden mit Google: Wir erhalten Name, E-Mail-Adresse und Profilbild deines Google-Kontos, um dein Klientrix-Konto anzulegen und dich anzumelden.
Google Kalender: Wir lesen die Liste deiner Kalender, damit du auswählen kannst, mit welchem Kalender Klientrix arbeitet. In diesem Kalender legen wir Termine an, die in Klientrix gebucht oder geplant werden, und ändern oder löschen sie, wenn sich der Termin in Klientrix ändert, auf Wunsch mit Google-Meet-Link. Aus demselben Kalender lesen wir deine übrigen Termine, damit diese Zeiten in deinem Buchungslink als belegt gelten. Davon speichern wir nur Beginn, Ende, Titel und ob der Termin ganztägig ist. Verschiebst oder änderst du einen von Klientrix angelegten Termin im Google Kalender, übernehmen wir Zeit, Ort und Beschreibung in Klientrix. Löschst du ihn dort, sagen wir ihn auch in Klientrix ab.
Gmail-Versand: E-Mails, die du in Klientrix auslöst, etwa Buchungsbestätigungen, Erinnerungen oder Newsletter, versendet Klientrix über dein Gmail- bzw. Google-Workspace-Konto. Die Berechtigung erlaubt ausschließlich das Senden. Klientrix kann deine E-Mails weder lesen noch ändern oder löschen. Verbindest du ein zweites Postfach nur für Newsletter, gilt dasselbe: Es wird ausschließlich gesendet.

Die Zugangsschlüssel (OAuth-Tokens) speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM) auf unseren Servern in Deutschland. Daten aus Google-Diensten verwenden wir nur für die oben beschriebenen, in Klientrix sichtbaren Funktionen. Wir verkaufen sie nicht, geben sie nicht an Dritte weiter, nutzen sie nicht für Werbung, übermitteln sie nicht an KI-Anbieter und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen. Menschen sehen diese Daten nur mit deiner ausdrücklichen Zustimmung (etwa bei einer Support-Anfrage), zur Abwehr von Missbrauch oder wenn das Gesetz es verlangt.

Trennst du eine Verbindung in Klientrix, löschen wir die Zugangsschlüssel und die gespeicherten Kalenderdaten sofort. Zusätzlich kannst du Klientrix den Zugriff jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entziehen.

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Klientrix von Google-APIs erhält, an andere Apps erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Klientrix’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

8. Microsoft-Dienste (Outlook-Versand, Postfach, Outlook-Kalender)

Klientrix bietet Anbindungen an Microsoft (Outlook.com und Microsoft 365). Jede ist freiwillig, wird nur aktiv, wenn du sie selbst verbindest, und lässt sich jederzeit wieder trennen.

Versand über dein Postfach: E-Mails, die du in Klientrix auslöst, etwa Buchungsbestätigungen, Erinnerungen oder Newsletter, versendet Klientrix über dein Outlook- bzw. Microsoft-365-Postfach. Die Berechtigung erlaubt ausschließlich das Senden („Mail.Send“) sowie das Lesen von Name und Adresse deines Kontos („User.Read“). Deine E-Mails kann Klientrix damit weder lesen noch ändern oder löschen.
Marketing-Postfach mit Erkennung von Rückläufern: Verbindest du ein zweites Postfach nur für Newsletter, Kampagnen und Sequenzen, bitten wir zusätzlich um die Berechtigung „Mail.ReadBasic“. Damit sehen wir uns – höchstens alle zehn Minuten und nur, solange du gerade Newsletter verschickst – Betreff, Absender und Eingangszeit der Nachrichten im Posteingang der letzten zwei Stunden an. Inhalte und Anhänge lesen wir nicht. Zweck ist allein, Unzustellbarkeitsberichte zu erkennen (etwa „Unzustellbar: …“ von Microsoft) und den Versand sofort anzuhalten, falls Microsoft dein Postfach sperrt. Gespeichert wird davon nichts; nur wenn wir den Versand anhalten, vermerken wir die Anzahl der Berichte als Grund. Du kannst das Marketing-Postfach auch ohne diese Berechtigung verbinden.
Postfach in Klientrix (Lesen und Antworten): Verbindest du unter „E-Mail → Postfach & Versand“ dein Microsoft-Postfach, um Posteingang und Gesendet in Klientrix zu sehen, bitten wir um die Berechtigungen „Mail.ReadWrite“ und „Mail.Send“. Damit gleicht Klientrix alle zwei Minuten den Posteingang und den Ordner „Gesendete Elemente“ ab, lädt eine Nachricht, wenn du sie öffnest, markiert sie als gelesen oder ungelesen, verschiebt sie auf deinen Wunsch in „Gelöschte Elemente“ und versendet Antworten, Weiterleitungen und einzelne Mails, die du in Klientrix schreibst. Was davon gespeichert wird, steht in Abschnitt 10 unter „Postfach in Klientrix“.
Outlook-Kalender: In dem Kalender, den du auswählst, legen wir Termine an, die in Klientrix gebucht oder geplant werden, auf Wunsch mit Microsoft-Teams-Link, und ändern oder löschen sie, wenn sich der Termin in Klientrix ändert. Aus demselben Kalender lesen wir deine übrigen Termine, damit diese Zeiten in deinem Buchungslink als belegt gelten. Davon speichern wir nur Beginn, Ende, Titel und ob der Termin ganztägig ist. Verschiebst oder änderst du einen von Klientrix angelegten Termin in Outlook, übernehmen wir Zeit, Ort und Beschreibung in Klientrix. Löschst du ihn dort, sagen wir ihn auch in Klientrix ab.

Die Zugangsschlüssel (OAuth-Tokens) speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM) auf unseren Servern in Deutschland. Daten aus Microsoft-Diensten verwenden wir nur für die oben beschriebenen, in Klientrix sichtbaren Funktionen. Wir verkaufen sie nicht, geben sie nicht an Dritte weiter, nutzen sie nicht für Werbung, übermitteln sie nicht an KI-Anbieter und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen.

Trennst du eine Verbindung in Klientrix, löschen wir die Zugangsschlüssel, die gespeicherten Kalenderdaten und die Kopfdaten des Postfachs sofort. Zusätzlich kannst du Klientrix den Zugriff jederzeit unter account.live.com/consent/Manage (private Microsoft-Konten) bzw. bei Microsoft 365 unter myapps.microsoft.com entziehen.

9. Zoom (Video-Meetings)

Verbindest du dein Zoom-Konto, legt Klientrix für Termine mit Video-Link ein Zoom-Meeting in deinem Konto an und ändert oder löscht es, wenn sich der Termin in Klientrix ändert. Dafür übermitteln wir an Zoom: das Thema des Meetings (Art des Termins und Name deines Klienten), Beginn, Dauer und Zeitzone sowie die Agenda, falls du eine für den Termin hinterlegt hast. E-Mail-Adressen deiner Klienten übermitteln wir nicht. Von Zoom erhalten wir die Meeting-ID und den Einwahl-Link, den wir beim Termin speichern, sowie die Kennung deines Zoom-Nutzers.

Anbieter ist die Zoom Communications, Inc. (USA). Zoom ist nach eigenen Angaben unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, auf dessen Grundlage (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10. Juli 2023) die Übermittlung erfolgt; ergänzend gelten die EU-Standardvertragsklauseln aus Zooms Auftragsverarbeitungsvertrag. Was in der Videokonferenz selbst geschieht, regelt dein Vertrag mit Zoom. Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt; trennst du die Verbindung, löschen wir sie sofort.

10. Klienten-Daten (B2B-Auftragsverarbeitung)

Wenn du Klientrix als Coach oder Berater einsetzt und Daten deiner Klienten eingibst, sind wir Auftragsverarbeiter und du der Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Den dazugehörigen Auftragsverarbeitungsvertrag findest du unter /avv und kannst ihn nach Konto-Anmeldung ebenfalls digital unterzeichnen.

Postfach in Klientrix. Verbindest du dein E-Mail-Postfach – per Anmeldung bei Microsoft oder mit den Zugangsdaten deines Anbieters über IMAP und SMTP –, ruft Klientrix in deinem Auftrag alle zwei Minuten den Posteingang und den Ordner „Gesendet“ ab, beim ersten Abruf die Nachrichten der letzten 30 Tage. Gespeichert werden nur Absender, Empfänger, Betreff, Datum, eine Vorschau der ersten 200 Zeichen, die Kennzeichen gelesen, beantwortet und markiert, die Einordnung (etwa Antwort, Rückläufer, Abwesenheitsnotiz oder Abmeldewunsch) sowie der Bezug zu einem Klienten oder zu einer von Klientrix verschickten Mail. Inhalt und Anhänge bleiben auf dem Mailserver und werden nur geladen, wenn du eine Nachricht öffnest; Klientrix speichert sie nicht. Kommt eine von Klientrix verschickte Mail endgültig zurück, sperren wir die Adresse für weitere Mails aus Klientrix. Passwort bzw. Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM). Löschst du eine Nachricht in Klientrix, landet sie in deinem Postfach im Papierkorb; was du im Mailprogramm löschst, verschwindet beim nächsten Abruf auch aus Klientrix. Trennst du das Postfach, löschen wir die gespeicherten Kopf- und Zugangsdaten sofort; deine Mails auf dem Mailserver bleiben unverändert. Sehen kann das Postfach nur, wer Inhaber des Workspaces ist.

Angebote und Verträge: Annahme- und Unterschriftsprotokoll. Nehmen deine Klienten ein Angebot online an oder unterschreiben sie einen Vertrag über ihren persönlichen Link, protokolliert Klientrix in deinem Auftrag, was dabei geschieht:

Name und E-Mail-Adresse der unterzeichnenden Person sowie der als Unterschrift eingetippte Name,
Zeitpunkte von Versand, Öffnen, Anforderung und Bestätigung des E-Mail-Codes, Unterschrift, Ablehnung oder Widerruf,
IP-Adresse und Browserkennung (User-Agent) bei Annahme, Bestätigung und Unterschrift,
die bestätigten Erklärungen mit ihrer Textversion (etwa Widerrufsbelehrung oder Zustimmung zum vorzeitigen Beginn),
bei gezeichneter Unterschrift das Unterschriftsbild als Bilddatei mit Prüfsumme, ohne Schreibdynamik wie Druck oder Geschwindigkeit,
Prüfsummen (SHA-256) der Vertrags-PDFs.

Den E-Mail-Bestätigungscode speichern wir nicht im Klartext, sondern nur als kryptografischen Prüfwert. Er verfällt nach 10 Minuten und wird nach der Bestätigung gelöscht. Die Protokolleinträge sind miteinander verkettet, nachträgliche Änderungen würden auffallen.

Zweck ist der Nachweis, wer wann welchem Angebot oder Vertrag zugestimmt hat. Rechtsgrundlage ist für dich als Verantwortlichen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abschluss und Durchführung des Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem belastbaren Nachweis). Ein versendeter Vertrag lässt sich samt Protokoll nicht einzeln löschen. Er bleibt gespeichert, solange du ihn als Nachweis und für gesetzliche Aufbewahrungspflichten brauchst, und wird spätestens mit deinem Konto gelöscht (siehe Speicherdauer). Auskunft und ihre weiteren Rechte machen deine Klienten bei dir als Verantwortlichem geltend. Einen vollständigen Export inklusive Protokoll erzeugst du auf der Klientenseite.

11. Speicherdauer

Server-Logs: 14 Tage
Konto-Daten: bis 30 Tage nach Konto-Löschung
Datensicherungen: 14 Tage rollierend
Rechnungen und Buchungsbelege: 8 Jahre (§ 147 Abs. 3 AO i. d. F. des Bürokratieentlastungsgesetzes IV), Bücher und Jahresabschlüsse: 10 Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre; für Österreich 7 Jahre (§ 132 BAO)

12. Technische Maßnahmen

Übertragung ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS 1.2 und 1.3) mit HSTS
Zugangsschlüssel und Passwörter zu verbundenen Diensten (OAuth-Tokens, SMTP- und Zoom-Zugänge) verschlüsselt gespeichert (AES-256-GCM)
Passwörter der Nutzer nur als bcrypt-Hash
Datenbank und Datenträger sind nicht zusätzlich verschlüsselt; Schutz über Zugangskontrolle zum Server
Tägliche automatische Sicherung von Datenbank und Uploads, 14 Tage aufbewahrt (derzeit auf demselben Server)
Server-Zugang per SSH nur mit Schlüssel, ohne Passwort- und Root-Anmeldung; fail2ban gegen Anmeldeversuche
Automatische Sicherheits-Updates des Betriebssystems
Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Falkenstein

13. Deine Rechte

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — vollständiger JSON-Export jederzeit in den Konto-Einstellungen
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Anfragen bitte per E-Mail an info@weboa.de. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

14. Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsicht ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart (baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

Diese Erklärung deckt den aktuellen technischen Stand. Bei Änderungen veröffentlichen wir die neue Fassung mit aktualisiertem Stand-Datum.